Die 5 häufigsten Fehler bei der Prozessoptimierung

**Das Problem:** "Wir brauchen ein CRM!" oder "Lass uns Make/Zapier einsetzen!" – das Tool wird zur Lösung erklärt, bevor das Problem verstanden ist. **Warum das scheitert:** Tools können nur umsetzen, was Sie ihnen sagen. Wenn Ihr Prozess unklar oder ineffizient ist, wird die Software das nicht magisch reparieren. Sie bekommen schnelleres Chaos. **Die Lösung:** 1. Prozess erst auf Papier durchdenken 2. Jeden Schritt hinterfragen: Ist das nötig? 3. Erst dann: Welches Tool kann diesen optimierten Prozess unterstützen? **Faustregel:** Wenn Sie Ihren Prozess nicht in 5 einfachen Schritten erklären können, ist er noch nicht bereit für Automatisierung.

**Das Problem:** Der große Wurf. Alle Prozesse gleichzeitig digitalisieren, vollständige Transformation in einem Projekt. **Warum das scheitert:** - Zu viele Veränderungen überfordern das Team - Fehler in einem Bereich blockieren alle anderen - Kein Quick Win, der Motivation schafft - Budget und Zeit werden überschritten **Die Lösung:** 1. **Ein** Prozess als Pilotprojekt wählen 2. Innerhalb von 4-6 Wochen zum Erfolg bringen 3. Learnings dokumentieren 4. Erst dann: Nächsten Prozess angehen **Priorisierung:** Wählen Sie den Prozess mit dem besten Verhältnis aus "Zeitersparnis" und "Umsetzungsaufwand". Quick Wins zuerst!

**Das Problem:** "Wir wissen ja, wie der Prozess läuft" – aber niemand hat je gemessen, wie lange welcher Schritt dauert. **Warum das scheitert:** - Sie wissen nicht, ob die Optimierung wirkt - Falscher Fokus auf vermeintliche Zeitfresser - Keine Basis für ROI-Berechnung - Nach der Umsetzung: "Hat sich das gelohnt?" – Achselzucken **Die Lösung:** 1. Eine Woche lang jeden Prozessschritt tracken (Stoppuhr!) 2. Dokumentieren: Wer macht was, wie oft, wie lange? 3. Engpässe und Zeitfresser identifizieren 4. Diese Zahlen als Baseline für Vorher-Nachher-Vergleich nutzen **Tipp:** Nutzen Sie ein einfaches Zeiterfassungstool wie Toggl oder eine Excel-Tabelle. Die Genauigkeit der Zahlen ist wichtiger als das Tool.

**Das Problem:** Die Führungsebene beschließt Automatisierung, implementiert wird von IT/externen Beratern. Die Mitarbeiter, die den Prozess täglich ausführen, werden nicht gefragt. **Warum das scheitert:** - Mitarbeiter kennen die echten Probleme und Workarounds - Ohne Buy-in wird das neue System umgangen - "Das hat man uns aufgedrückt" = aktiver oder passiver Widerstand - Wichtige Details werden übersehen **Die Lösung:** 1. Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen ("Was nervt euch am meisten?") 2. Ihre Ideen ernst nehmen 3. Den Nutzen für sie klar kommunizieren (weniger Stress, nicht Jobabbau) 4. Schulung nicht als Pflicht, sondern als Unterstützung gestalten **Wichtig:** Automatisierung sollte als Entlastung kommuniziert werden, nicht als Kontrolle oder Rationalisierung.

**Das Problem:** Die Automatisierung läuft, das Projekt ist abgeschlossen. Niemand schaut mehr hin. **Warum das scheitert:** - Prozesse ändern sich, die Automatisierung nicht - Kleine Fehler summieren sich - Neue Möglichkeiten werden nicht genutzt - Nach einem Jahr: "Das System ist veraltet" **Die Lösung:** 1. Quartalsweise Review der automatisierten Prozesse 2. KPIs kontinuierlich tracken 3. Feedback-Kanal für Nutzer einrichten 4. Jährlich: Ist die Technologie noch aktuell? **Kennzahlen beobachten:** - Fehlerquote - Durchlaufzeiten - Nutzungshäufigkeit - Manuelle Eingriffe (Exception Handling)

Die erfolgreichen Automatisierungsprojekte folgen einem klaren Muster: