Question 1

Prozessoptimierung vs. Automatisierung - was bringt mehr für Steuerkanzleien?

Accepted Answer

Klare Antwort: Erst Prozesse! Viele Kanzleien haben nie systematisch durchdacht: Wie läuft Mandantenaufnahme optimal? Wie organisiere ich Belegerfassung effizient? Wie manage ich Fristen zuverlässig? Allein durch bessere, durchdachte Prozesse sparen unsere Kunden oft 30-40% Zeit. Die Automatisierung setzt dann darauf auf und bringt nochmal 40-50%. Wir beginnen immer mit Prozessanalyse - sonst automatisieren Sie ineffiziente Abläufe schneller (z.B. Belege weiterhin manuell erfassen, nur schneller abtippen = falsch. Richtig: Mandant lädt selbst hoch, KI erkennt automatisch).

Question 2

Kleine Kanzlei mit 1-3 Mitarbeitern - lohnt sich das überhaupt?

Accepted Answer

Gerade für kleinere Kanzleien! Große Kanzleien haben oft spezialisierte Mitarbeiter: einer für Belegerfassung, einer für Mandantenkommunikation, einer für Fristen. Bei Ihnen macht das alles die Steuerberaterin oder der Steuerfachangestellte zusätzlich zur eigentlichen Beratung - oder Sie selbst nach Feierabend. Wenn Sie statt 20h Belegerfassung nur noch 7h investieren (KI macht 90%), haben Sie 13h mehr für Beratung - oder Mandantenakquise. Das ist mehr als 1,5 Arbeitstage pro Woche. Bei 50 Mandanten und durchschnittlich 1.200€ Jahresumsatz/Mandant = 60.000€ Gesamtumsatz. 13h/Woche × 48 Wochen = 624h/Jahr. Bei Stundensatz intern 80€ = 49.920€ Kostenersparnis oder Potenzial für 10-15 neue Mandanten = 12.000-18.000€ Mehrumsatz.

Question 3

Ist die KI-Belegerfassung wirklich so präzise? Was ist mit komplizierten Belegen?

Accepted Answer

Die KI (OCR + Machine Learning) hat Genauigkeit von 90-95% bei Standardbelegen (Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, etc.). Das heißt: Bei 100 Belegen erkennt sie 90-95 korrekt (Datum, Betrag, USt, Lieferant), 5-10 werden zur manuellen Prüfung markiert (meist bei unleserlichen Scans, handschriftlichen Belegen oder ungewöhnlichen Formaten). Das System lernt mit der Zeit: Je mehr Belege eines Mandanten verarbeitet werden, desto besser wird es (z.B. erkennt typische Lieferanten, schlägt passende Konten vor). Bei komplizierten Sachverhalten (z.B. Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen) wird immer zur manuellen Prüfung markiert - Sicherheit geht vor. Bottom Line: Statt 15h/Woche alles manuell abtippen nur noch 2h/Woche die 5-10% Unsicherheiten prüfen.

Question 4

Ist das mit DATEV kompatibel? Wir arbeiten seit 20 Jahren mit DATEV.

Accepted Answer

Ja, vollständig! Wir nutzen offizielle DATEV-Schnittstellen (DATEVconnect online, Unternehmen Online, DATEV-Datenservice). Belege werden erfasst, geprüft und dann nahtlos in DATEV importiert - als wären sie manuell gebucht worden. Keine Medienbrüche, keine Doppeleingaben. Mandantenstammdaten werden synchronisiert (beide Richtungen möglich). Auch andere Systeme sind möglich: Addison, Agenda, Lexware, DATEV Mittelstand, sevDesk. Falls Sie ein exotisches System nutzen: Export/Import per CSV oder DATEV-Format (ASCII) ist meist möglich. Sie arbeiten weiter wie gewohnt - nur mit 90% weniger Erfassungsaufwand.

Question 5

GoBD-konform - was bedeutet das konkret und wie wird das sichergestellt?

Accepted Answer

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Konkret: (1) Unveränderbarkeit: Belege werden nach Upload revisionssicher archiviert, nachträgliche Änderungen sind nicht möglich (oder werden protokolliert). (2) Vollständigkeit: Alle Belege werden erfasst, keine Lücken in der Nummerierung. (3) Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung ist verknüpft mit dem Original-Beleg (per Klick aufrufbar). (4) Zeitgerechtigkeit: Belege werden zeitnah erfasst (Upload-Datum protokolliert). (5) Ordnung: Belege sind systematisch archiviert (nach Datum, Mandant, Belegart). (6) Zugriffssicherheit: Nur autorisierte Personen können zugreifen (Protokollierung aller Zugriffe). Bei Betriebsprüfungen haben Sie alle Nachweise lückenlos digital und können dem Prüfer Zugriff gewähren (read-only). Unsere Systeme sind GoBD-zertifiziert oder entsprechen nachweislich allen Anforderungen - Sie bekommen vollständige Dokumentation.

Question 6

Wie akzeptieren Mandanten das Mandanten-Portal? Viele sind nicht technikaffin.

Accepted Answer

Überraschend gut! Erfahrungen zeigen: 70-80% der Mandanten nutzen das Portal aktiv nach 3 Monaten - weil es für sie bequemer ist: Belege per Smartphone fotografieren statt Ordner zur Kanzlei bringen, Dokumente 24/7 abrufbar statt Anruf + Wartezeit, Fragen schreiben statt "Ich versuche es seit 2 Tagen telefonisch". Für die restlichen 20-30% (oft ältere Mandanten oder technisch wenig affine): Belege per E-Mail oder Post bleiben möglich! Aber: Diese 20-30% verursachen dann deutlich weniger Aufwand, weil die anderen 70% sich selbst bedienen. Außerdem: Die jüngere Generation (35-50 Jahre, die nächsten 20 Jahre Ihre Hauptmandanten) erwartet digitale Services - ohne Portal verlieren Sie mittelfristig Mandanten an modernere Kanzleien.

Question 7

Was kostet die Automatisierung realistisch für eine Steuerkanzlei?

Accepted Answer

Ehrliche Zahlen (abhängig von Kanzleigröße und Anzahl Mandanten): Basis-Paket (KI-Belegerfassung + Mandanten-Portal für bis zu 50 Mandanten): 300-400€/Monat. Erweitert (zusätzlich Fristenmanagement + automatische BWA): 500-600€/Monat. Premium (alles + DATEV-Integration + Plausibilitätsprüfungen): 700-900€/Monat. Bei größeren Kanzleien (100+ Mandanten): 1.000-1.500€/Monat. Zusätzlich: Einmalige Einrichtung 1.500-3.000€ (Setup, Schulung, DATEV-Anbindung). Rechnung: Bei 20h Zeitersparnis/Woche (80h/Monat) und internem Stundensatz 80€ sparen Sie 6.400€/Monat. Kosten: 700€/Monat. ROI: 5.700€/Monat bzw. amortisiert nach 1 Monat. Alternative Rechnung: 1 Fachangestellte kostet 3.500€/Monat (Brutto-Gehalt + Arbeitgeber-Anteile). Wenn Sie durch Automatisierung 50% ihrer Zeit einsparen = 1.750€/Monat Ersparnis. Kosten 700€ → Netto 1.050€/Monat gespart.

Question 8

Kann ich das schrittweise einführen oder muss alles auf einmal?

Accepted Answer

Schrittweise ist sogar besser - weniger Umstellungsstress! Klassischer Ablauf: Phase 1 (Wochen 1-3): KI-Belegerfassung mit 5-10 Pilot-Mandanten → Sie testen, System lernt → Wenn zufrieden: Rollout auf alle Mandanten. Sofort 13h/Woche gespart. Phase 2 (Wochen 4-6): Mandanten-Portal → 10 technikaffine Mandanten bekommen Zugang → Rest folgt schrittweise → 12h/Woche gespart. Phase 3 (Wochen 7-9): Fristenmanagement → Alle Fristen werden eingepflegt → System übernimmt Überwachung → 4h/Woche gespart. Phase 4 (Wochen 10-12): Automatische BWA + weitere Features → 5h/Woche gespart. Gesamt nach 3 Monaten: 34h/Woche gespart. Sie bestimmen das Tempo, kein Zwang.

Question 9

Wie lange dauert die Einrichtung und stört das den Kanzleibetrieb?

Accepted Answer

Einrichtung läuft komplett parallel zum Kanzleibetrieb - keine Störungen! Timeline: Woche 1-2: Technisches Setup (DATEV-Anbindung testen, Mandantenstammdaten importieren, Mandanten-Portal einrichten) → läuft im Hintergrund. Woche 2: Schulung Ihrer Mitarbeiter (2-3h, flexibel nach Ihrem Terminkalender) → Wie funktioniert Belegprüfung? Wie nutze ich das Dashboard? Woche 3: Pilotphase mit 5-10 Mandanten → Sie testen, wir optimieren. Woche 4+: Schrittweiser Rollout auf alle Mandanten. Sie arbeiten parallel weiter wie gewohnt! Alte und neue Prozesse laufen anfangs parallel (z.B. Belege kommen noch per Post UND per Portal). Nach 4-6 Wochen vollständige Umstellung. Durchschnittliche Kanzlei (50 Mandanten): 6-8 Wochen bis alles läuft.

Question 10

Was passiert mit den Daten bei einem Anbieterwechsel?

Accepted Answer

Sie behalten immer die volle Kontrolle über Ihre Daten - keine Vendor-Lock-ins! Bei einem Wechsel (zu uns, von uns, oder generell): Alle Daten werden vollständig exportiert in standardisierten Formaten (DATEV-Format, CSV, PDF-Belege mit Metadaten). Mandantenstammdaten, alle Belege, alle Buchungen, alle Kommunikationsverläufe - alles exportierbar. Import in andere Systeme ist problemlos möglich. Zusätzlich: Sie können jederzeit (auch während der Nutzung) alle Daten herunterladen - es sind IHRE Daten, nicht unsere. Bei Vertragsende: Export aller Daten + 3 Monate Read-Only-Zugriff zum Übergang. Belege bleiben gemäß GoBD-Anforderungen 10 Jahre archiviert und abrufbar (auch nach Vertragsende, gegen geringe Archivierungsgebühr).

Question 11

Mandantenakzeptanz für digitale Prozesse - wie überzeugen wir unsere Mandanten?

Accepted Answer

Schritt-für-Schritt-Plan aus der Praxis: (1) Kommunikation BEVOR Sie starten: Newsletter/Rundmail an alle Mandanten: "Wir digitalisieren unsere Kanzlei - das bringt Ihnen: schnellere Bearbeitung, 24/7 Zugriff auf Dokumente, weniger Papierkram". (2) Pilot mit technikaffinen Mandanten: Wählen Sie 10-15 Mandanten, die offen für Neues sind → Sie werden zu Botschaftern ("Funktioniert super!"). (3) Persönliche Einladung für den Rest: "Herr Müller, wir haben jetzt ein Portal - möchten Sie es ausprobieren?" + kurze Schulung (5 Min). (4) Anreize schaffen: "Wenn Sie Belege digital einreichen, bekommen Sie 10% Rabatt auf die Buchführung" (weil Sie ja Zeit sparen). (5) Geduld: Nach 6 Monaten nutzen 70-80% das Portal aktiv, Rest bleibt bei E-Mail/Post (auch ok). Wichtig: Mandanten merken schnell den Vorteil (schnellere Bearbeitung, 24/7 Zugriff) → Akzeptanz steigt automatisch.

Kennen Sie das? Mandanten rufen an wegen EINER Frage. Belege kommen als Schuhkarton. DATEV-Import läuft, aber 100 Buchungen müssen manuell nachgearbeitet werden. Fristen-Stress.

Messbare Business-Outcomes

Automatisierungsbeispiele für Steuerberater & Steuerkanzleien

Von Foto bis DATEV-Buchung in Minuten statt Stunden

Keine Fristen mehr vergessen, keine Säumniszuschläge

Mandanten bedienen sich selbst - 70% weniger Anrufe

Monatliche Auswertungen ohne manuellen Aufwand

Jahresabschluss digital - von Erstellung bis Signatur

Vom Vertragsabschluss bis zur ersten Buchung strukturiert

Automatische Prüfung vor DATEV-Import

Mandanten erinnern bei fehlenden Unterlagen

Buchungen fließen nahtlos ohne Nacharbeit

Alle Mandanten und Fristen auf einen Blick

Bereit für eine fundierte Prozessanalyse?

Häufige Fragen von Steuerberater & Steuerkanzleien

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