Kanzleien wie Ihre gewinnen durch systematische Prozesse und intelligente Automatisierung 15-18 Stunden pro Woche - und eliminieren Fristversäumnisse komplett
* Ergebnisse basieren auf Projekterfahrung mit KMU bis Fortune-500-Unternehmen.
Fokus auf KPIs, die Ihre Geschäftsführung interessieren. Ergebnisse aus realen Projekten.
Reale Prozesse, die Sie als Rechtsanwälte & Kanzleien heute noch automatisieren können.
beA-Eingang (z.B. Urteilszustellung) → System liest Dokument aus (KI erkennt: Urteil vom..., zugestellt am...) → Automatische Fristenberechnung (Berufungsfrist 1 Monat ab Zustellung) → Eintrag in Fristenkalender (digital + optional gedruckt) → Erinnerung an zuständigen Anwalt 2 Wochen vorher, 1 Woche vorher, 3 Tage vorher → Eskalation an Partner bei Nicht-Bearbeitung → Manuelle Kontrollpflicht bleibt (4-Augen-Prinzip). Vorher: Manuelles Ausrechnen, Excel-Kalender, Post-its. Fehleranfällig! Nachher: Automatisch, mehrfach abgesichert, revisionssicher dokumentiert. Fristversäumnisse sind existenzbedrohend - dieses System macht sie praktisch unmöglich.
System prüft beA-Postfach alle 30 Minuten (konfigurierbar) → Neue Nachricht → automatischer Download → KI liest Dokument: Aktenzeichen, Absender (Gericht/Gegner), Dokumenttyp (Beschluss/Urteil/Schriftsatz), Fristen → Automatische Zuordnung zur richtigen Akte im Kanzleisystem → Bei fristauslösenden Dokumenten: Fristenberechnung (siehe oben) → Benachrichtigung an zuständigen Anwalt per E-Mail/App-Push → Dokument automatisch archiviert. Vorher: 2x täglich manuell beA prüfen, Dokumente downloaden, zuordnen, abheften. 30 Min pro Tag. Nachher: Läuft automatisch, Sie werden nur informiert wenn wichtig. Kein Posteingang-Stress mehr.
Anwalt startet Schriftsatz-Workflow → Typ wählen: Klage/Berufung/Widerspruch/Stellungnahme/etc. → System lädt passende Vorlage → Mandantendaten automatisch eingefügt (Name, Anschrift aus Akte) → Aktenzeichen, Gericht, Rubrum vorausgefüllt → Anwalt ergänzt nur: Sachverhalt, Rechtsausführungen, Anträge → System formatiert automatisch: Überschriften, Absätze, Fußnoten, Inhaltsverzeichnis → Anlagen-Verzeichnis generiert (aus verknüpften Dokumenten) → Unterschrift eingefügt → PDF erstellt → Optional: Direkt beA-Versand mit Fristnotiz. Vorher: 2-3h pro Schriftsatz (Formatierung, Copy-Paste, Anlagen zusammensuchen). Nachher: 30-45 Min (nur Inhalt schreiben, Rest automatisch). Bei 5 Schriftsätzen/Woche: 10-12h gespart.
Systematisches Wiedervorlagen-System: Anwalt legt Wiedervorlage an (z.B. "Mandant soll Unterlagen nachreichen bis 15.03.") → System erinnert am 15.03. → Bei Nicht-Erledigung: Erinnerung am 17.03. → Eskalation am 20.03. an Kanzleipartner → Übersicht aller offenen Wiedervorlagen auf Dashboard. Weitere Beispiele: "Zahlungseingang prüfen", "Gegner-Stellungnahme müsste kommen", "Gerichtstermin vorbereiten ab...", "Verjährungsfrist läuft in 3 Monaten". Vorher: Post-it, Excel-Listen, vergessen. Nachher: Systematisch, eskalierend, lückenlos.
Mandant erhält Zugangsdaten zu sicherem Portal (Ende-zu-Ende-verschlüsselt, BRAO-konform) → Akten-Status sichtbar: "Klage eingereicht am...", "Stellungnahme Gegner erhalten", "Gerichtstermin am 12.04., 10 Uhr". Dokumente automatisch hochgeladen: Schriftsätze, Beschlüsse, Urteile (Sie entscheiden, was Mandant sieht) → Bei neuen Dokumenten: automatische E-Mail-Benachrichtigung → Mandant kann Nachrichten schreiben (landen in Ihrer Inbox) → Sicherer Dokumenten-Upload für Mandanten. Vorher: Mandant ruft an "Was ist der Stand?", "Haben Sie schon...?" - 10x pro Woche. Nachher: Mandant sieht Status selbst, nur wichtige Rückfragen. Zeitersparnis: 5-6h/Woche.
Anwalt nutzt App auf Smartphone/Tablet → "Telefonat Mandant Müller" → Timer läuft → Nach Gespräch: Stopp → 15 Min erfasst → Automatische Zuordnung zur Akte Müller → RVG-Ziffer 3100 (Telefonat) vorgeschlagen → Anwalt bestätigt. Optional: Diktiergerät-Integration möglich ("Diktat Schriftsatz Akte Müller, 45 Min" → erfasst). Ende des Monats: Alle Zeiten übersichtlich pro Akte → Per Klick in Kostenrechnung übernehmen. Vorher: Abends Zettel zusammensuchen, was habe ich heute gemacht? 20-30% der Zeit vergessen. Nachher: Alles erfasst, präzise Abrechnung, höherer Umsatz.
Alle Akten digital: Vollmachten, Schriftsätze, beA-Eingänge, E-Mails, Telefonnotizen, Recherchen. Volltextsuche funktioniert: "Alle Akten mit § 280 BGB und Schadensersatz in 2023" → Ergebnis in 5 Sekunden. "Wo war nochmal das Urteil OLG München zu...?" → Suche → gefunden. OCR-Texterkennung auch in gescannten Dokumenten. Automatische Verschlagwortung durch KI möglich. Revisionssichere Archivierung: Alle Änderungen protokolliert, GoBD-konform. Backup automatisch. Vorher: Aktenordner wälzen, im Archiv suchen, nicht finden. 1h Suche für 5 Min Information. Nachher: Sekunden.
Mandat abgeschlossen (z.B. Vergleich, Urteil, außergerichtliche Einigung) → Anwalt löst Abrechnungs-Workflow aus → System kennt: alle erfassten Zeiten, Auslagen (Porto, Fahrtkosten, Gerichtskosten), Gegenstandswert, RVG-Gebühren (Verfahrens-, Termins-, Einigungsgebühr) → Automatische Berechnung nach RVG → 19% Umsatzsteuer → Kostenrechnung als PDF generiert → Versand an Mandant per E-Mail → Zahlungseingang wird überwacht → Bei Nicht-Zahlung: automatische Erinnerungen (freundlich, dann mahnend, dann Inkasso-Vorbereitung). Vorher: Excel-Kalkulationen, Rechenfehler, vergessene Auslagen. 2-3h pro Abrechnung. Nachher: 10 Min prüfen und absenden.
Mandant vereinbart Erstgespräch (online über Website-Formular) → Automatischer Termin-Vorschlag → Vorab-Fragebogen per E-Mail (Was ist passiert? Welche Unterlagen haben Sie?) → Mandant füllt aus → Informationen fließen ins System → Konfliktprüfung automatisch (Ist Gegner bereits Mandant?) → Erstgespräch findet statt → Bei Mandatsübernahme: Vollmacht digital unterschrieben (elektronische Signatur) → Akte automatisch angelegt → Mandant erhält Willkommenspaket per E-Mail (Kontaktdaten, Portal-Zugang, Checkliste benötigte Unterlagen). Vorher: Zettel, Notizen, später abtippen. Nachher: Alles digital, strukturiert, kein Medienbruch.
Anwalt recherchiert zu einem Thema (z.B. Schmerzensgeld bei HWS-Schleudertrauma) → Urteile gefunden → System speichert Recherche zentral mit Tags (Schmerzensgeld, HWS, Verkehrsrecht) → Bei nächstem ähnlichen Fall: "Recherche zu Schmerzensgeld HWS" → vorhandene Recherche auffindbar → Aktualisierung mit neuen Urteilen möglich. Keine doppelte Recherche zu gleichen Themen. Wissen bleibt in der Kanzlei (auch wenn Anwalt geht). KI kann später unterstützen: "Finde ähnliche Fälle wie Akte Müller".
Mandat erfolgreich abgeschlossen → Nach 3 Monaten: automatische Zufriedenheitsabfrage per E-Mail → "Wie zufrieden waren Sie? Weitere rechtliche Fragen?" → Bei positivem Feedback: Bitte um Google-Bewertung → Nach 12 Monaten: "Gibt es Neuigkeiten in Ihrer Sache? Benötigen Sie weitere Unterstützung?" Bei bestimmten Mandatstypen: "Ihre Scheidung ist durch - in 6 Monaten können Sie wieder heiraten, benötigen Sie einen Ehevertrag?" Höflich, nicht penetrant. Generiert Folgemandate ohne Kaltakquise.
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