Wie ein mittelständischer Maschinenbauer seine Auftragsabwicklung systematisch optimierte und die Durchlaufzeit fast halbierte.
Ein etablierter Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitern hatte ein gutes Problem: Mehr Aufträge als je zuvor. Aber die internen Prozesse hielten nicht Schritt. Die Zeit von der Bestellung bis zur Auslieferung (Order-to-Cash) war mit durchschnittlich 6 Wochen zu lang – und kostete Aufträge an schnellere Wettbewerber.
Die bestehenden Systeme (ERP, CRM, Produktionsplanung) waren gut – aber sie sprachen nicht miteinander. Der Fokus lag auf der Integration und Automatisierung der Schnittstellen, nicht auf neuer Software.
Detaillierte Aufnahme des Ist-Prozesses mit allen Beteiligten. 47 Prozessschritte identifiziert, davon 23 manuelle Übergaben zwischen Abteilungen. Prozess-Workshops mit Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Buchhaltung.
Neuer Prozess mit nur noch 28 Schritten und 8 Übergaben. Klare Verantwortlichkeiten definiert. Automatische Trigger für Statuswechsel. Ein einziger "Single Point of Truth" für Auftragsstatus.
Verbindung von ERP (SAP Business One), CRM (Salesforce) und Produktionsplanung (eigene Lösung) über Middleware. Automatische Datenübergabe bei definierten Events. Dashboard für Echtzeit-Auftragsstatus.
Pilotphase mit 5 Aufträgen, dann schrittweise Erweiterung. Schulung aller betroffenen Mitarbeiter. Parallel-Betrieb für 2 Wochen, dann vollständige Umstellung.
Order-to-Cash Durchlaufzeit
Manuelle Dateneingaben
Liefertermin-Einhaltung
Rechnungsstellung
Kundenrückfragen zum Status
Die Investition von 85.000€ (Beratung + Integration) amortisierte sich innerhalb von 5 Monaten. Durch schnellere Lieferung und bessere Termintreue konnten zusätzliche Aufträge gewonnen werden – der Umsatz stieg im Folgejahr um 18%.
Die größten Zeitfresser waren nicht einzelne Schritte, sondern die Übergaben zwischen Abteilungen
Ein gemeinsames Dashboard für alle Beteiligten eliminierte 80% der Statusnachfragen
Widerstände gab es vor allem in der Produktion – intensive Einbindung von Anfang an war entscheidend
Die Pilotphase mit echten Aufträgen deckte Probleme auf, die im Test nicht sichtbar waren
Automatische Rechnungsstellung verbesserte den Cashflow um durchschnittlich 12 Tage
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